PBM

Proces PBM: een terugblik op een hectisch voorjaar

Nu het stof is gedaald van de eerste piek van de corona-uitbraak in ons land en crisisorganisaties zijn overgegaan op standje waakvlam, is er tijd en zin om terug te blikken op die hectische maanden maart, april en mei. Laurence Walhout, adviseur bij het Zorgnetwerk Antibioticaresistentie Zuidwest-Nederland en Wouter van der Spek, adviseur Opgeschaalde Zorg bij het Traumacentrum Zuidwest-Nederland, kijken samen terug op hun aandeel in het proces Persoonlijke Beschermings Middelen: beter bekend als ‘PBM’s’ en met de wetenschap van nu kun je het ook het nieuwe goud noemen.

Laurence: ‘Ik merkte begin maart dat Janet Vos, netwerkmanager van het Zorgnetwerk Antibioticaresistentie Zuidwest-Nederland, het heel druk had vanwege de coronacrisis en ik heb toen mijn hulp aangeboden. Als snel gaf Janet aan dat ze mijn hulp goed kon gebruiken bij het proces Persoonlijke Beschermings Middelen (PBM’s) en zo werd ik, samen met Wouter, coördinator PBM’s voor onze zorgregio Zuidwest-Nederland. Het hele proces van inventarisatie en verdeling moest vanuit het Regionaal Overleg Acute Zorgketen (ROAZ) uiteraard nog opgezet worden. Elke zorginstelling in onze zorgregio had voor de corona-uitbraak een eigen bestelprocedure bij vaste leveranciers. Dat bestelproces verliep vrij lean en daardoor waren er aan het begin van de uitbraak over het algemeen geen grote voorraden in de zorginstellingen aanwezig. Bevoorrading was tenslotte nooit een probleem: vandaag besteld was morgen in huis.’
Wouter: ‘Laurence en ik waren verantwoordelijk voor het maken van landelijke- en regionale procesafspraken voor de verdeling van de PBM’s. We hadden op voorhand allebei nooit kunnen bedenken dat PBM’s zo’n groot probleem zouden worden. Een week voor de corona-uitbraak in ons land zaten we vanuit het team Opgeschaalde Zorg nog met allerlei partijen met expertise op dit vlak om tafel om ons voor te bereiden op een eventuele uitbraak in Nederland. Dit leverde een best, real en worst case scenario op. In het worst case scenario gingen we er vanuit dat we een eventuele uitbraak zouden kunnen indammen. We werden sneller dan gedacht ingehaald door de realiteit. Dit virus was niet in te dammen en daardoor was er vanaf het prille begin een run op PBM’s. Niet alleen in Nederland, maar wereldwijd.’

Samen

Wouter: ‘Al vrij snel werd duidelijk dat veel vaste leveranciers van PBM’s niet meer werden bevoorraad waardoor zij zelf niet meer konden leveren. Gelukkig konden de zorginstellingen in onze zorgregio in het begin aankloppen bij het Erasmus MC omdat daar wel een grotere voorraad aanwezig was. Twee jaar geleden was er een heftig griepseizoen in Nederland en de grotere voorraad kwam voort uit de geleerde lessen uit deze griepgolf. Doordat het griepseizoen eind vorig jaar en begin dit jaar mild was, hadden ze daardoor de mogelijkheid om uit hun voorraad collega’s te helpen. Het Erasmus MC heeft daarmee de zorgregio in het begin echt uit de brand geholpen.’

Laurence: ‘Het was aan ons om te zorgen dat razendsnel inzichtelijk werd wat het dagelijks verbruik in de zorginstellingen was en welke voorraad ze hadden. We hebben in het begin alle instellingen die aangesloten zijn bij onze ROAZ regio opgebeld voor deze inventarisatie. Dat waren iets meer dan 30 zorginstellingen in de acute en niet-acute zorg, denk aan ziekenhuizen, huisartsenposten, ambulancezorg, GGZ, verloskundigen en verpleeg-en verzorgingstehuizen. Dat betekende enorm veel belverkeer wat uiteraard niet stopte om 17.00 uur. Het ging tot laat in de avond door. Gelukkig hebben we daarna dit proces kunnen stroomlijnen waardoor instellingen digitaal hun voorraden en verbruik konden doorgeven aan ons. Samen met de drie GGD/GHOR bureaus in onze zorgregio, Rotterdam-Rijnmond, Zuid-Holland Zuid en Zeeland, werden de beschikbare PBM’s verdeeld. Het PBM team van het ROAZ ZWN zorgde voor de rechtstreekse distributie naar de acute zorg en de drie GGD/GHOR bureaus distribueerde naar de niet-acute zorg.’

Verdeelsleutel

Wouter: ‘Onze gezamenlijke ambitie bij de verdeling was, dat iedereen die in onze zorgregio zorg aanbied, in staat moest zijn om veilige zorg te verlenen. Uiteindelijk kwamen we uit op een verdeelsleutel die we steeds opnieuw bijstelden. Op deze manier konden we, op basis van het aantal met COVID-19 besmette patiënten en bewoners in de zorginstellingen, PBM’s leveren waar het meest nodig was. Binnen deze verdeelsleutel was er altijd ruimte voor maatwerk. Op een gegeven moment werd de COVID-19 zorg in een aantal verpleeg- en verzorgingstehuizen enorm opgeschaald. Toen hebben wij in de opstartfase extra aan hen geleverd omdat ze vrij grote voorraden nodig hadden. Op dat moment was het praktischer als wij dat deden zodat de GGD/GHOR bureaus zich op de fijndistributie konden focussen.’

Media

Wouter: ‘Wij hebben altijd gezegd dat we, hoe dan ook, zouden zorgen voor bevoorrading. Daar stonden we voor! Als dit onverhoopt niet lukte vanuit onze eigen voorraden dan gingen we te rade bij andere ROAZ partners of regio’s. Gelukkig hebben we dit vertrouwen ook gekregen van de zorginstellingen. Natuurlijk kregen wij ook mee wat er in de media werd gezegd over de PBM’s. Dat waren stuk voor stuk schrijnende verhalen over tekorten en het niet kunnen leveren van veilige zorg. Ook in onze zorgregio waren hier voorbeelden van. We konden dat moeilijk geloven omdat we deze signalen niet ontvingen. Als dat wel zo was geweest, dan hadden we uiteraard geholpen.’
Laurence: ‘Eerlijk is eerlijk, we hadden ook helemaal niet de tijd en de rust om dit uit te zoeken. Daarvoor was het te hectisch. Het opgebouwde vertrouwen met onze PBM partners in de zorgregio was in die zin natuurlijk ook wederkerig. Wij vertrouwden erop dat we met elkaar zorgden voor alle aanbieders van zorg in onze zorgregio. Ik kan me wel voorstellen dat het voor de kleinere zorgaanbieders misschien lastig was om de juiste (regionale) route te vinden. Het is en blijft mensenwerk. Er waren opstartproblemen, er werd onderling overgedragen en er moesten meerdere mailboxen bijgehouden worden. Ik sluit echt niet uit dat er in alle hectiek mailtjes zijn zoekgeraakt of dat telefoontjes niet zijn opgepakt.‘

Frustraties

PBMLaurence: ‘Voor mij voelde deze coronacrisis echt als een marathon. Elke dag waren we van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat bezig om het zo goed mogelijk te organiseren voor onze zorgregio. Iedere dag was er wel wat. Dan hoorde je ineens vanuit de media dat de fysiotherapeuten ook recht hadden op PBM’s. Bij deze mededeling werd natuurlijk geen handleiding geleverd hoe we dit moesten gaan regelen. Dat moet je zelf uitzoeken en wel zo snel mogelijk. Ondertussen werd je al wel platgebeld. Ook kwam het voor dat de beloofde voorraad niet werd geleverd vanuit het Landelijk Consortium Hulpmiddelen (LCH). Dan was het aan ons om deze boodschap door te geven aan de zorgregio. Zo ben ik er in deze crisis ook achter gekomen dat ik te goed van vertrouwen ben. Ik had namelijk niet verwacht dat de kwaliteit van de PBM’s soms niet goed genoeg zou kunnen zijn. Hoe erg is het dat je tegen zorginstellingen moet zeggen dat de door ons aangeleverde PBM’s niet voldeden aan de veiligheidsnormen! Dat doet iets met je vertrouwen. Aan onze kant en bij de zorginstellingen. Dan lieten we deze leveringen weer ophalen of adviseerde we om de materialen anders te gebruiken. Dit soort dingen zorgde ervoor dat de coördinatie op PBM’s op sommige momenten een hoofdpijndossier was.’

 

Wouter: ‘In het LCH deed iedereen natuurlijk zijn uiterste best om de kwaliteitscontrole goed uit te voeren. Zeker in het begin moest er razendsnel geleverd worden omdat de situatie echt nijpend was. Zo waren er al signalen dat de zorg neergelegd zou worden als er niet snel nieuwe PBM’s zouden komen. Door de tekorten waren er zelfs ‘beter iets dan niets’ geluiden om toch maar zorg te kunnen leveren, maar uiteraard wil helemaal niemand ondermaatse bescherming bieden aan zorgprofessionals. Meldingen dat er dus mogelijk iets van ondermaatse kwaliteit doorheen geglipt was, stonden daarom hoog op de frustratielijst. Het was ook niet altijd zo simpel. De mondmaskers uit Azië hebben bijvoorbeeld een andere pasvorm dan wij hier gewend zijn. Naast de filtercapaciteit was het bij deze mondmaskers ook letterlijk een kwestie van passen en meten of de vorm volstond. Wij voelden ons er steeds verantwoordelijk voor dat de juiste kwaliteit terecht kwam bij alle zorginstellingen. Iedereen moest kunnen vertrouwen op een tijdige bevoorrading, maar ook op een kwalitatief goede voorraad. Dat laatste hadden we helaas niet zelf in de hand.’

Trots

Laurence: ‘Ondanks de hectiek en de hoge werkdruk kijken we met een goed gevoel terug op de afgelopen maanden. De onderlinge samenwerking was top. We hadden elkaar snel gevonden en ondanks de stress gingen we allemaal vol voor de inhoud én was er tijd en ruimte voor een lach. Alleen zo kun je het volhouden met elkaar. Dat was in ons eigen team, maar zeker ook in samenwerking met de collega’s van de GGD/GHOR bureaus Rotterdam- Rijnmond, Zuid-Holland Zuid en Zeeland. Wouter en ik kenden elkaar voor de crisis amper en kunnen nu lezen en schrijven met elkaar! De (sub)regionale samenwerking gedurende deze coronacrisis heeft gezorgd voor een steeds meer groeiende waardering over en weer. Als we een zorginstelling vlak voor het begin van de nachtdienst moesten voorzien van een extra voorraad PBM’s, dan waren we daar met elkaar hard voor aan het werk. De blijdschap dat het was gelukt hield ons allemaal op de been. Zorgen voor een veilige zorgcontinuïteit: daar deden we het allemaal voor!

Wouter: ‘Wat ook opvallend was, was de opkomst bij alle digitale vergaderingen voor het maken van (weer nieuwe) procesafspraken en het bespreken van knel- en verbeterpunten. In de regel is niemand dol op dit soort overleggen, maar nu was iedereen enorm betrokken en was de opkomst hoog. Als zorginstellingen elkaar konden helpen, dan deden ze dat. Iedereen was bereid zijn steentje bij te dragen. Dat zijn mooie dingen en tekenend voor de samenwerking in onze zorgregio.’

Tot slot

Laurence en Wouter: ‘Om te voorkomen dat we mensen vergeten zeggen we daarom tegen IEDEREEN die een rol heeft gespeeld in het PBM proces een welgemeend ‘DANK JE WEL’! Zonder deze inzet en hulp had het proces niet zo soepel gelopen. Een extra ‘dank je wel’ gaat wat ons betreft naar Amando, Mariëlle, René, Nathan, Sander, Henk, Sharon, Annemieke, Floor, Lenny, Edith, Judith, Bill, de medewerkers van het distributiecentrum, Brandweer Rotterdam-Rijnmond én naar Janet Vos. Zij heeft ons in haar rol van procesleider altijd rugdekking gegeven en ons met haar adviezen door menig frustratie of tegenslag geloodst. En laten we tot slot vooral ook ons thuisfront niet vergeten. De steun van onze partners, ook allebei werkzaam in de zorg, was onbetaalbaar.’

P.S. Voor wie het interessant vindt … We hebben in de maanden maart, april en mei meer dan 4 miljoen unieke PBM’s geleverd aan onze zorgregio. In verhouding tot de rest van het land waren er in Zuidwest-Nederland enorme aantallen nodig om de zorg draaiende te houden. Althans, wij vinden het in ieder geval een indrukwekkend aantal!

 

Gerelateerde artikelen

GHOR Zuid-Holland Zuid
Romboutslaan 105
3312 KP  Dordrecht

GHOR in beweging