Conclusie en aanbevelingen
Conclusie
Incidenten zoals stroomuitval, brand, overstroming en blootstelling aan giftige stoffen tonen de kwetsbaarheid en onderlinge afhankelijkheid binnen de zorgketen.
Het uitvallen van systemen en de complexiteit van informatiebeheer bemoeilijken besluitvorming en vereisen nauwe samenwerking en effectieve communicatie. Hoewel de zorgketen redelijk goed voorbereid is op brand, zijn er nog voldoende knelpunten bij de andere drie uitgewerkte incidenttypen. We hebben het dan onder andere over;
- coördinatie en alarmering in de nachtelijke uren,
- schaarste van middelen, materialen en personeel,
- planvorming op lokaal en regionaal niveau en
- logistieke uitdagingen.
Blijf aandacht houden voor de veiligheid en het welzijn van personeel. Zij zijn de bouwstenen van de zorg
Om deze knelpunten te verminderen, is het essentieel om crisisplannen te blijven ontwikkelen, regelmatig keten brede oefeningen te houden, en duidelijke afspraken over communicatie- en coördinatieprotocollen op te stellen, zowel met interne als externe partners. Het delen van kennis en ervaring tussen zorginstellingen blijft daarnaast een belangrijke schakel die de kruisbestuiving bevordert en helpt oplossingen te vinden die breder zijn toepasbaar zijn dan de eigen instelling.
Samenvattend: het versterken van de samenwerking, communicatie, en oefening binnen de zorgketen is essentieel om de impact van incidenten te minimaliseren en de kwaliteit van zorg te handhaven.
Aanbevelingen
In tijden van crisis is het belangrijk om snel en effectief te reageren om de impact op de organisatie, haar medewerkers en belanghebbenden te minimaliseren. Niet alleen gericht op directe schadebeheersing, maar ook op het waarborgen van continuïteit op lange termijn. Deze aanbevelingen zijn bedoeld om sneller herstel te bevorderen, de weerbaarheid van de organisaties te versterken en de risico’s in de toekomst zo goed als mogelijk te beperken.
De aanbevelingen zijn generiek beschreven, waardoor iedereen ze langs de lat van de eigen organisatie kan leggen om te onderzoeken welke impact het op hen heeft. Daarnaast zijn er voor het GHOR-bureau een aantal specifiek aanbevelingen aangemerkt om zelf mee aan de slag te gaan en op andere aanbevelingen een nauwere samenwerking te zoeken met zorginstellingen.
Zorgcontinuïteit en logistiek
- Onderzoek op welke manier extra personeel flexibel en snel inzetbaar is binnen afdelingen, sectoren of functiegroepen tijdens een crisis.
- Evalueer regelmatig de capaciteit van leveranciers en vervoersmaatschappijen om ervoor te zorgen dat ze kunnen voldoen aan de vraag, zeker tijdens opschaling en wanneer het meer dan alleen de eigen instelling betreft.
- Overweeg contracten met meerdere leveranciers en vervoersmaatschappijen om risico’s van tekortkomingen te minimaliseren of zoek samenwerking met partijen buiten de reguliere wegen.
- Vermijd afhankelijkheid van één enkele instelling door netwerken en samenwerkingsverbanden te versterken.
- Investeer in, en draag zorg voor, back-up systemen van processen en/of voorzieningen die voor een instelling als cruciaal worden ervaren. Voer controles uit om te verifiëren welke functionaliteiten van back-ups effectief blijven werken tijdens een incident.
- Ga binnen de instelling na wie verantwoordelijk is voor het nemen van maatregelen en beslissingen tijdens een crisis. Vergeet hier ook Thuiszorg niet, ondanks dat de verantwoordelijk voor personen buiten de instellingen niet bij hen ligt.
- Maak afspraken met personeel en BHV organisatie over welke rol iedereen vervult tijdens een ramp of crises, waaronder opvang binnen afdelingen, het organiseren van vervoer naar afdelingen en hoe om te gaan met het verplaatsen van personen op gesloten afdelingen of andere niet zelfredzame groepen.
- Voer periodieke oefeningen uit om de impact van systeemuitval en cascade-effecten te testen en aan te pakken.
- Investeer in het oefenen van het scenario met planvorming voor het crisisteam en staande organisatie. Kijk daarbij ook naar het gebruik van uitwijklocaties.
- Draag zorg voor actuele planvorming binnen de eigen instelling en ontwikkel waar nodig regionale en/of sectorale planvorming om tijdens een crisis gezamenlijk op te treden. Houdt hierbij rekening met goede uitwijklocaties en opvang van patiënten met een specialistische zorgvraag.
Informatiemanagement
- Maak binnen de zorgketen duidelijke en uniforme afspraken over het delen van patiënten informatie buiten de eigen regio, met extra aandacht voor privacygevoelige gegevens voor het veilig en effectief uitwisselen van informatie tussen bv ziekenhuizen of huisartsen en andere gespecialiseerde zorgaanbieders.
- Laat de GHOR een coördinerende en adviserende rol vervullen bij opschaling. Onderzoek de mogelijkheden dat de GHOR niet alleen een ondersteunende rol speelt, maar ook advisering biedt om de coördinatie en samenwerking tussen verschillende zorginstellingen te optimaliseren.
- Een actueel en toegankelijk beeld in het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS) is voor de organisaties met toegang tot LCMS van belang om een overzicht van de situatie te behouden en geïnformeerde beslissingen te maken.
- Zorg dat werknemers die met LCMS werken geoefend zijn in het systeem en weten waar ze de informatie kunnen vinden en overbrengen.
Communicatie
- Laat de GHOR ondersteunen en adviseren bij een vlotte informatie-uitwisseling tussen betrokken partijen en een centraal aanspreekpunt zijn voor ondersteunende- en coördinatiebehoeften.
- Maak binnen de sectoren afspraken over met wie en op welke manier communicatie tussen instellingen kan verlopen tijdens incidenten en leg dit vast in regionale planvorming.
- Maak binnen de eigen organisatie duidelijke afspraken over de manier van communiceren als telefonisch of digitale communicatie niet mogelijk is.
- Bereid verschillende communicatieberichten voor binnen je eigen instelling.
- Zorg voor een platform waarin laagdrempelig informatie is op te halen voor de hele zorgketen om beter voorbereidt te zijn op een crisis. (GHOR-bureau)
Kennis en ervaring
- Zorg ervoor dat ervaring en kennis binnen de organisatie behouden blijven door documentatie en kennisoverdracht. Organiseer trainingen waarbij ervaren medewerkers nieuw personeel begeleiden. Dit zorgt ervoor dat kennis en best practices gewaarborgd blijven.
- Investeer in het regelmatig oefenen van crisisscenario’s door zowel het crisisteam als de staande organisatie te betrekken. Zorg ervoor dat deze oefeningen gericht zijn op de planvorming en mogelijk het functioneren van uitwijklocaties.
- Kijk mee bij andere instellingen binnen de zorg om kennis en best practices uit te wisselen. Dit bevordert kruisbestuiving en geeft inzicht op verschillende werkmethoden en procedures. Door deze ervaringen kunnen medewerkers waardevolle inzichten en innovatieve ideeën meenemen naar hun eigen organisatie. Het versterkt niet alleen de interne kennis, maar verbetert ook de samenwerking en uniformiteit binnen de zorgsector.
- Organiseer en continueer (GHOR-bureau) regelmatig keten brede en regionale oefeningen om de samenwerking te versterken. Betrek alle relevante partijen, zoals ziekenhuizen en regionale hulpdiensten, in deze oefeningen. Dit helpt bij het testen en verbeteren van crisisplannen en communicatieprotocollen. Realistische scenario’s en gezamenlijke trainingen verbeteren de paraatheid en coördinatie tijdens werkelijke noodsituaties.
Risicoperceptie en bewustwording
- Zorg voor overzicht (waar mogelijk) van niet-zelfredzame mensen die thuiszorg ontvangen, en ontwikkel strategieën voor effectieve ondersteuning tijdens crises.
- Zorg ervoor dat er duidelijke communicatiekanalen zijn met deze burgers, zodat zij tijdig en adequaat geïnformeerd worden over noodmaatregelen en beschikbare hulp.
- Gezamenlijke voorbereiding en het bespreken van scenario’s en uitwijkvoorzieningen geeft meer inzicht van mogelijkheden binnen de keten.
- Heb als bestuur van een organisatie aandacht voor personeel in deze drukke tijden.
Samenvattend
In deze complexe en risicovolle tijd, waarbij tegelijkertijd schaarste van het zorgaanbod aanwezig is, is het steeds belangrijker om juist gesteld te staan voor crises. We zien in het risicoprofiel dat crises vaak gebied overstijgend zijn, dat betekent iets in de voorbereiding van de zorg op crises, namelijk:
a) Jezelf voorbereiden is niet genoeg, voorbereiden doe je als keten of zelfs tussen ketens. Hier kan de GHOR in helpen, door te coördineren, door informatievoorziening en bereikbaarheid. Hierin moet voorbereid worden en uiteindelijk geoefend.
b) Als zorginstelling wil je je afhankelijkheid verkleinen, door niet afhankelijk te zijn van andere in je logistieke processen, je voorraden en zorgsystemen.
c) De afhankelijkheid van ICT neemt toe, terwijl het personeel afneemt. Oefenen en trainen hoe hier mee om te gaan in tijden van crises is onontbeerlijk.
d) De schaarste van personeel en de complexere zorgvraag, vragen meer van personeel, maar wellicht ook een flexibelere opstelling van de zorg als geheel in het omgaan met personeel en het flexibel inzetbaar maken van personeel.
e) Aandacht voor het onverwachte moet onderdeel zijn van het reguliere werk. Het zijn geen scenario’s die ‘ver van het bed’ staan, het zijn toekomstige crises die ooit een keer zullen gebeuren. Als zorginstelling wil je je afgevraagd hebben in welke mate je jezelf moet voorbereiden.
GHOR Zuid-Holland Zuid
Prof. Kohnstammlaan 10
3312 KL Dordrecht