BLOG: Inzet reflectief vermogen tijdens langdurige crisis

24 november 2022

Dit keer het vervolg op het vorige blog over ons leren van langdurige crises. In deze blogs neem ik jullie mee in onze eigen leerpunten. Ditmaal: ‘reflectief vermogen’. Wil je meer weten over de opzet van onze analyse, lees dan vooral het eerdere blog.

Reflectief vermogen

Dit is een essentiële randvoorwaarde die we in de praktijk snel naast ons neerleggen. Of, misschien nog erger, die we routinematig afhandelen. We hebben het namelijk druk, we moeten nog meer doen. De urgentie is hoog, dus tijd voor reflectie is moeilijk.
Vakliteratuur over High Reliable Organisations laat zien dat organisaties die focussen op wat er fout gaat en die aandacht hebben voor de mensen in de operatie, beter presteren. Ook organisaties die in staat zijn om een chronisch gevoel van onrust te creëren presteren beter (‘Alles is onder controle‘ (2021) Brugghemans, Pieters en Marynissen) . Het gaat erom dat je openheid en aanpassingsvermogen creëert.

Tijdens COVID-19 hebben wij als GGDGHOR Crisisorganisatie de traditie van evaluatierapporten wat meer achter ons gelaten. We zijn gaan werken op basis van ‘actief leren’. Zo hielden we met enige regelmaat reflectiemomenten op thema’s waar we voor verantwoordelijk waren. Bijvoorbeeld op:

• leiding
• informatiemanagement of
• accountmanagement’

We creëerden in de urgentie van de crisis steeds een moment om terug te kijken. En ja; dat was moeilijk. Een reflectiebijeenkomst van 2 uur werd soms beperkt tot 3 kwartier. Of soms kwam de vraag; moet dit nu echt?
Maar we merkten ook dat we op deze manier in staat waren om kritiek te absorberen. Om soms kleine dingen aan te passen waar mensen zich aan irriteerden, of die niet lekker liepen. We voegden soms rollen toe en zetten functionarissen op een andere positie. Niet vanuit de gedachte van ‘goed’ of ‘fout’, maar vanuit een bepaalde openheid om ons aan te passen.

Het probleem van bovenstaande methodiek was wel dat we ons eigen vlees keurden. Om die reden hebben we ook enkele malen een enquête uitgezet (en zelfs een bedrijf interviews laten afnemen) bij onze zorgpartners. We wilden ook van hen weten wat ze van ons vinden. Hoe kunnen we onze kwaliteit verbeteren? Hoe sluiten we beter aan?

Al deze informatie werd uiteindelijk getrechterd in een aantal actiepunten die door één van onze collega’s nauwlettend werd gemonitord. Een van de leuke uitkomsten was dat ons gemiddelde rapportcijfer gedurende de COVID-19 crisis steeg; voor ons een bewijs dat we op de goede weg waren.

Actief leren

Ook tijdens de Oekraïne crisis pakken we het actief leren weer op. We hebben geleerd dat in nieuwe crises onze standaarden niet voldoen. We moeten dus dingen anders doen. Is wat we doen dan direct perfect? Nee. Geeft dat? Ook niet! Als je jezelf maar aan durft te passen. Als er maar openheid is om processen, structuren, functionarissen en rollen aan te passen en te verplaatsen. Stap voor stap, totdat je op een acceptabel niveau bent.