BLOG: zijn er echt veilige organisaties?

15 juni 2019

Dat is een vraag die wetenschappers al lange tijd bezig houdt. In dit derde blog over complexiteit kijken we vanuit een positief perspectief; organisaties die kennelijk wel met de onoverzichtelijke en onderling afhankelijke wereld om kunnen gaan.

Wil je informatie over de basis gedachten rondom complexiteit, lees dan:

• BLOG: waarom helpt het denken over complexiteit ons?
• BLOG: complexiteit, wat kan je ermee?

Er staan elke dag duizenden incidenten ‘te wachten’. Vaak gebeuren ze niet. Maar in sommige organisaties gebeuren ze nooit. En als ze wel gebeuren dan heeft het veel minder effect op de organisatie. Die organisaties zijn echt veilig. Het onderzoek naar veilige organisaties (High Reliable Organisations) vraagt zich af hoe dit kan. Het onderzoek begon bij risicovolle omgevingen zoals nucleaire onderzeeërs en vliegtuigen. Uiteindelijk is het onderzoek uitgebreid naar andere organisaties. Het onderzoek wees uit dat de veilige organisaties vijf vergelijkbare eigenschappen bezitten. De eerste drie gaan over het voorkomen van incidenten, de laatste twee gaat over het omgaan met een incident:

1. Focus op dingen die fout kunnen gaan

   De organisatie moet bezig zijn met het willen ontdekken van fouten. Sta eens stil bij veranderingen. Wees behoedzaam op de risico’s die dat met zich meebrengt. In dit soort organisaties is er nooit een vaststaande waarheid; gezonde twijfel is het dagelijks bestaan. Dit wordt ook aangemoedigd door het management.

2. Niet simplificeren

   Ik las wel eens het spreekwoord “Dingen simpel houden is vrij moeilijk. Dingen moeilijk maken is daarentegen vrij simpel”. Deze eigenschap zegt eigenlijk dat we het toch moeilijk moeten houden. De werkelijkheid simplificeren verhult alleen maar de risico’s die er zijn. Alleen met genoeg variëteit in mensen, kennis en middelen kan je inspelen op het onverwachte, op de complexiteit. Door in een tunnelvisie zaken heel simpel te houden verlies je het totaaloverzicht.

3. Focus op de operatie

   Gaat het in de organisatie echt om de mensen die het werk doen? Weet het management wat er speelt? Worden problemen serieus genomen en aangepakt? Hoe je het ook wend of keert; waar het werk gebeurd worden ook die duizenden incidenten voorkomen. Veilige organisaties zijn er dan ook op gespitst om de operatie goed te laten verlopen.

4. Veerkrachtig

   Uiteindelijk gaan er altijd dingen fout. Hoe je daarmee omgaat bepaalt hoe veilig je als organisatie bent. Veerkracht is inmiddels een modewoord aan het worden in de crisis-wereld. We willen veerkrachtige burgers, bedrijven en overheden. Maar wat betekent het feitelijk? De volgende vragen kunnen je hier een richting in geven:

   – Is je organisatie bezig om medewerkers een zo breed mogelijk handelingsperspectief te geven?
   – Is je organisatie innovatief bezig met zijn eigen kennis?
   – Zijn de mensen in je organisatie goed getraind en hebben ze voldoende ervaring voor het werk dat ze doen?

5. ‘Eerbied’ voor expertise

   Beslist in een organisatie het juiste managementniveau? Of ligt de beslissing bij diegene(n) die ergens het meeste van weten? Wanneer een incident plaatsvindt, weten de medewerkers waar de organisatie voor staat? Zijn medewerkers zijn betrokken, verantwoordelijk en snappen ze waar het om draait. Zo ja, dan kan de meest geschikte persoon beslissen!

Voordat ik afsluit, nog één laatste belangrijke punt. Het gaat hier niet om het bereiken van een staat van veiligheid. Op het moment dat je dat hebt bereikt, is de wereld namelijk alweer veranderd. Het blijft een continue ontwikkeling, op zoek naar het maximaal haalbare. De prijs voor veiligheid is dan ook een continue twijfel aan het gevoel van veiligheid!

Wil je hier mee over lezen? Lees dan het boek “Managing the Unexpected” van Karl Weick en Kathleen Sutcliffe.

Disclaimer

Dit blog is geschreven door Jos Bal (destijds Beleidsadviseur GHOR), omdat ik het leuk vind om af en toe eens wat informatie te delen naar aanleiding van mijn opleiding Risk, Crisis and Disastermanagement. Bovendien vind ik dat we vanuit de Veiligheidsregio, als deskundige op het gebied van crisisbeheersing, onze kennis en ervaring zoveel mogelijk moeten delen. Overigens reflecteert deze blog mijn eigen visie op crisisbeheersing en niet die van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid of de GHOR.